Hello !
Je reçois entre 100 et 200+ emails par jour
J'ai toujours eu des postes à responsabilité, j'ai donc toujours été constamment sollicitée.
Je gère une team de 6+ personnes et j'échange régulièrement avec les autres membres de mon équipe, sans oublier les clients et la partie management.
Tu comprends que pour ne pas être submergée et éviter le burnout, j'ai dû trouver des solutions pour m'en sortir sans y laisser ma peau ! 😅
Gérer ses e-mails peut rapidement devenir une montagne difficile à gravir, surtout en tant que CSM. On est très sollicité et on manque de temps entre les RDV clients, projets à gérer, les urgences et autres sollicitations, on peut vite perdre pied.
Si tel est ton cas, ne t'inquiète pas, je viens à ta rescousse ! Voici des conseils pratiques pour rendre ce défi plus facile.
Conseil #1 - Priorise tes batailles
Trie tes e-mails par priorité. Les urgences doivent être traitées en premier. Identifie les e-mails importants et marque-les pour ne pas les perdre de vue.
Par exemple, si tu reçois un e-mail d'un client avec des problèmes critiques, ça devient ta priorité numéro un.
Mon astuce 👩🏾🦱 : J'utilise ClickUp pour mon travail quotidien et grâce à leur extension Chrome, je peux transformer un email en tâche avec le niveau de priorité, la date et l'heure à laquelle je dois m'en occuper.
Conseil #2 - Planifie ton temps "boite emails"
Évite de consulter tes e-mails de manière compulsive. Alloue des plages horaires spécifiques pour y répondre. La concentration sur une tâche à la fois boostera ta productivité.
Mon astuce 👩🏾🦱 : Je choisis de répondre aux e-mails uniquement APRÈS avoir effectué ma tâche prioritaire de la journée. Puis je m'assure que mes emails urgents sont traités avant midi ainsi que les emails "passifs" ceux qui ne me demandent que peu d'action et qui sont traitables en 2 min.
Je traite le reste de mes emails dans l'après-midi et termine toujours mes journées en "inbox 0".
Conseil #3 - Facilite-toi la vie avec des modèles
95% de tes emails nécessitent des réponses récurrentes à des questions standards.
Crée des modèles d'e-mails. Ils te permettent d'avoir une base sur laquelle te reposer pour gagner un temps précieux.
Mon astuce 👩🏾🦱 : Les demandes habituelles de documentation ou de précisions sur les produits peuvent être gérées à l'aide de modèles. Gmail, Outlook, etc disposent de cette fonctionnalité, prépare-les en amont afin de gagner un temps précieux. Si la boite email utilisée dans ton entreprise ne le permet pas, tu peux toujours les créer et les classer dans Notes, ClickUp ou encore Evernote.
Conseil #4 - Automatise tes réponses
Pour des e-mails fréquents nécessitant des réponses courtes et similaires, les réponses automatiques sont souvent un bon plan. Elles peuvent informer de ton absence temporaire ou rediriger vers des ressources utiles.
Exemple : Une réponse automatique pour les questions sur les horaires d'ouverture ou la disponibilité des services.
Conseil #5 - Délègue et collabore
Quand le volume des e-mails devient écrasant, déléguer certaines tâches à tes collègues peut faire toute la différence. La collaboration est une force à ne pas sous-estimer.
Mon astuce 👩🏾🦱 : Définis des responsabilités claires pour que chacun prenne en charge les e-mails relevant de ses compétences, surtout si vous avez des boites emails partagées.
Conseil #6 - Libère-toi des superflus
Désabonne-toi des listes de diffusion non essentielles. Réduire le nombre d'e-mails entrants t'aidera à te concentrer sur l'essentiel.
Mon astuce 👩🏾🦱 : Tu n'as pas besoin de recevoir des newsletters dont le contenu n'est pas directement lié à tes activités les 3/4 du temps.
Réduis tes abonnements à 5 newsletters max et si tu ne les lis pas durant les 2/3 derniers mois : désabonne-toi !
Conseil #7 - Un nettoyage régulier
Programme des moments pour nettoyer ta boite e-mails.
Range, archive et supprime ce qui n'a plus de valeur ou d'utilité. Je le fais une fois par semaine et plus en profondeur une fois par an, en début d'année.
En suivant ces étapes, tu gagneras en efficacité dans la gestion de tes e-mails, te libérant ainsi du stress pour te concentrer sur ce qui compte vraiment.
Cela risque de te paraitre chronophage au début, mais sur du long terme, tu seras gagnant.e. 😉
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